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현대 사회에는 다양한 업종의 무수히 많은 중소기업이 존재합니다. 일반적으로 중소기업은 몇 가지 특화된 분야를 중심으로 비즈니스를 영위하는 구조를 가지고 있으며 사업의 규모에 따라서 기민하게 회사의 리소스가 변화하는 특징을 보입니다.

몇 년 전까지만 하더라도 사내 통합커뮤니케이션(Unified Communications)에 도입에 관한 논의는 주로 대형 사업장이나 본사와 지사의 형태로 이루어진 기업들을 중심으로 진행되었으나, 현재에는 중소기업에서도 통합커뮤니케이션을 통한 기업의 생산성 및 효율성 극대화 등 비즈니스 수행에 도움을 주는 다양한 장점들이 부각되면서 도입이 활발히 이루어지고 있습니다.

이번 블로그에서는 중소기업이 통합커뮤니케이션 솔루션을 사용하였을 때의 이점을 살펴보고, 어떠한 기준을 가지고 통합커뮤니케이션 솔루션을 선택하는 것이 좋을지에 대하여 말씀드리도록 하겠습니다.

통합커뮤니케이션은 다양한 측면에서 중소기업에 도움이 됩니다. 

생산성 향상

다양하고 편리한 커뮤니케이션 도구들을 활용하면 기업의 생산성을 향상 시킬 수 있습니다. 통합커뮤니케이션 솔루션은 전화, 메시징, 컨퍼런스, 파일공유 등 다양한 커뮤니케이션 도구들로 이루어져 있기 때문에 시간과 상황에 맞는 수단을 사용하여 언제 어디서나 간편하게 커뮤니케이션 할 수 있으며, 이를 통한 생산성 향상의 결과는 기업 이익의 증가로 나타납니다.

효율적인 협업

기업 내 모든 사람들은 단일 플랫폼 안에서 다양한 협업 도구를 이용하여 보다 쉽게 커뮤니케이션 할 수 있습니다. 음성을 이용한 다자간 회의 뿐만 아니라 화상회의나 그룹채팅 등 다양한 방식으로 실시간 커뮤니케이션이 가능합니다. 또한 필요한 경우 파일을 공유하여 함께 보고 수정하면서 보다 빠른 의사결정을 할 수 있습니다. 통합커뮤니케이션을 통해 담당자가 누구인지, 누가 현재 응대가 가능한지 더 빨리 확인하고 진행 상황을 추적 할 수도 있으며, 이를 통해 보다 효율적인 공동 작업 프로세스와 팀 프로젝트의 결과를 얻을 수 있습니다.

비용절감

통합커뮤니케이션 솔루션을 사용함에 따라 기업은 다양한 비용적 이득을 얻을 수 있습니다. 우선 전화 통화에 필요한 비용을 상당부분 절감할 수 있습니다. 또한 영상회의 기능을 사용하면 불필요한 출장 없이도 얼굴을 맞대고 협의하는 것과 같은 결과를 얻을 수 있습니다. 영상회의 기능은 통합커뮤니케이션 솔루션의 구성 요소의 하나로 되어있는 경우가 많기 때문에 영상회의를 위한 고가의 장비투자가 별도로 필요하지 않습니다. 무엇보다도 가장 큰 이득은 고객 경험의 향상 및 직원의 생산성 개선에 따른 기업 수익의 증가일 것입니다.

끊김없는 커뮤니케이션

사내외에서 스마트폰을 사무실 전화처럼 사용할 수 있어 이를 통해 BYOD 구현 및 끈김없는 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 위치에 상관없이 직원들간, 고객 및 공급업자와 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다. 재택근무를 하는 경우에도 해외로 출장을 가는 경우에도 마치 사내에 있는 것과 같이 동료의 상태를 실시간 확인하여 다양한 협업을 수행할 수 있습니다.

그렇다면 중소기업을 위한 통합커뮤니케이션은 어떤 기준으로 선택해야 할까요?

1. 투자할 수 있는 예산 규모는 어느 정도인가?

활용 가능한 리소스가 상대적으로 제한된 중소기업에 있어 가용 예산은 통합커뮤니케이션 솔루션을 선택할 때 고려해야 할 중요한 요소입니다. 예산 규모에 따라서 초기 투자비용을 낮추고 이후 운영비용을 높게 가져갈 것인지 아니면 그 반대로 운영할 것인지를 정할 수 있습니다. 또한 필요한 부가 기능의 종류나 수준을 결정할 때에도 예산 규모는 고려되어야 할 사항입니다. 통상적으로 통합커뮤니케이션 솔루션을 도입할 때에는 서버 등 IT 인프라 투자도 동반되기 쉬운데, 단일 서버에서 솔루션을 구현할 수 있다면 예산 규모가 크지 않은 중소기업에는 큰 도움이 될 것입니다.

2. 유연한 플랫폼 구조를 가지고 있는가?

성장의 과정에 있는 중소기업에게는 유연한 플랫폼 구조를 가지고 있는 솔루션의 선택은 필수입니다. 초기 비용이 아주 낮은 솔루션이지만 증설을 하려면 솔루션 자체를 대체해야 하거나, 최신의 다양한 기능을 제공하지만 초기 투자비용이 과도하게 필요하다면 이는 중소기업에는 적합하지 않습니다. 유연한 플랫폼 구조를 가진 솔루션을 선택한다면 적정한 초기 투자비용을 바탕으로 기업의 성장과 변화에 적합한 규모로 증설이 가능하고 꼭 필요한 기능들을 하나씩 추가해 나갈 수 있으므로 기업의 비용부담을 한결 가볍게 할 수 있을 것입니다.

3. 현재 필요한 기능과 장래에 추가적으로 필요할 기능은 무엇인가?

일반적으로 통합커뮤니케이션 솔루션은 전화기능 외에도 채팅, 화상회의, 음성회의, 이메일, 팩스, 메시징, 파일 공유 등의 기능을 가지고 있으며, 이러한 기능들은 다양한 디바이스에서 구현가능 합니다. 이렇게 다양한 기능들 중 사업을 위해서 지금 필요한 기능과 앞으로 필요하게 될 기능들은 무엇이 있을지를 검토해 보아야 합니다. 고려 중인 솔루션이 유연한 플랫폼 구조를 가지고 있다면 오늘 당장 모든 기능이 필요하지는 않을 것이므로 업무연관성과 시급성을 가지고 우선순위를 정하여 투자하면 될 것입니다.

4. 운영을 위해서 별도의 IT 리소스가 필요한가?

중소기업에서는 제한된 리소스를 핵심사업에 집중하여 활용해야 하는 경우가 많습니다. 따라서 얼마나 적은 리소스로 용이하게 통합커뮤니케이션 솔루션을 설치하고 유지 및 운영할 수 있는지는 솔루션 선택에 있어 매우 중요한 요소의 하나 입니다. 물론, 사내에 IT 직원이 있다면 그를 통하여 직접 관리할 수 있겠지만 그렇지 않은 경우에는 대부분 IT 아웃소싱을 원할 것입니다. 따라서 IT 비용을 최적화하기 위해서는 짧은 교육으로도 쉽게 사용과 운영이 가능하고, 필요시 원격지에서 유지보수가 가능한 솔루션을 선택할 필요가 있습니다.

5. 보안 및 리스크 관리에는 문제가 없는가?

중소기업에 설치될 통합커뮤니케이션 솔루션은 기업의 데이터를 잘 보호할 수 있어야 합니다. 통합커뮤니케이션 상에서는 전화통화 뿐 아니라 채팅, 파일 공유 등이 빈번히 사용되며, 회사 밖에서도 다양하게 사용되기 때문에 다양한 보안 위험들로 부터 안전한 솔루션을 선택하여야 합니다. 또한 GDPR(유럽 데이터 보호규정) 등 주요한 데이터 보호 관련 규정에 적합한 솔루션인지를 확인할 필요가 있습니다.

6. 멀티 테크놀로지와 멀티 디바이스를 지원하는가?

다양한 기술이 공존하는 현대에 기업은 커뮤니케이션을 위해 한 가지 방법만을 사용하지 않습니다. 전화 통화, 화상 회의, 이메일, 그룹 채팅 등 각각의 기술이 제공하는 다양한 장점 때문에 여러 방법들을 동시에 사용하고 있습니다만 잘못되면 커뮤니케이션에 큰 혼선이 있을 수도 있습니다. 따라서 통합커뮤니케이션 솔루션을 선택할 때에는 언급된 모든 기능들이 단일 플랫폼에서 일관성있는 방식으로 다양한 기능을 제공하고 있는지를 꼭 체크하여야 합니다. 더불어 일반 PC뿐만 아니라 스마트폰, 태블릿 등 다양한 디바이스를 지원하여 언제 어디서나 커뮤니케이션이 가능할 수 있어야 하며, 사용중인 사무실 전화기와의 연동을 통해 업무 효율을 높일 수 있는 솔루션을 선택하여야 합니다.

링크를 통해서 에릭슨엘지 엔터프라이즈의 통합커뮤니케이션 솔루션에 관한 정보를 확인해 보시기 바랍니다.