컨틴전시 플랜(Contingency plan)은 ‘준비된 비상대응계획’을 의미합니다.
기업 또는 조직은 때로 예기치 못한 어려움에 마주하는 경우가 있습니다. 이러한 경우 CEO 등 주요 리더들이 TV에 나와 ‘컨틴전시 플랜을 가동하겠다’는 이야기를 하는 것을 볼 수 있습니다. 그렇다면 컨틴전시 플랜이란 무엇일까요?
컨틴전시 플랜이란 미래에 발생할 수 있는 위기 상황에 대처하기 위해 미리 준비하여 놓은 비상계획을 가리키는 말입니다. 즉 예상치 못한 긴급한 사태가 발생할 경우를 가정하여 사전에 만들어 놓은 ‘준비된 비상대응계획’으로 국가간 전쟁이나 분쟁, 경영환경의 급박한 변동, 예측할 수 없는 대규모 자연재해 등에 적극적이고 능동적으로 대응하기 위한 비상계획이라 할 수 있습니다.
위기 상황은 대표적으로 2008년 글로벌 금융위기, 2011년 유럽 재정위기와 같은 경제위기, 2000년대에 국지적으로 일어나고 있는 각종 군사적 충돌, 후쿠시마 원자력 발전 사고와 같은 재난을 들 수 있을 것입니다. 화산폭발, 지진이나 쓰나미 등과 같은 자연재해로 인한 위기 상황도 빈번하게 발생하고 있으며 최근 세계적으로 큰 문제로 부각되고 있는 코로나19와 같은 급작스런 질병 문제 또한 큰 위기 상황의 하나라고 할 수 있을 것입니다.
끊김없는 커뮤니케이션은 위기 상황에서 그 무엇보다 중요합니다.
컨틴전시 플랜의 가장 큰 목적은 예상치 못한 사건이 발생하였더라도 조직을 가능한 한 빨리 일상 업무로 돌아갈 수 있도록 하는 것입니다. 기업은 위기 상황이 발생하였을 때 컨틴전시 플랜을 가동하여 기업의 자원을 보호하고 고객의 불편을 최소화하기 위해서 사전 정의된 시나리오에 따라 필요한 업무를 적임자에게 바로 할당할 수 있어야 합니다.
이와 같은 상황 속에서 조직내 인원간 또는 고객과의 끊김없는 커뮤니케이션은 그 무엇보다도 중요합니다. 적시에 정확한 커뮤니케이션을 할 수 없다면, 사전에 준비된 계획대로 비상 상황을 극복하기 위한 활동들을 실행하기가 매우 어려울 것이기 때문입니다.
위기 상황에서 통합커뮤니케이션의 더 큰 가치를 확인할 수 있습니다.
과거에는 단절없는 커뮤니케이션을 보장하기 위해 주로 물리적인 부분에 대한 투자가 많았습니다. 서버 이중화, 전원부 이중화 및 메인 프로세서 이중화 등이 그 예가 될 수 있으며, 이와 같은 방식은 아직도 유효합니다. 더불어 소프트웨어적으로도 독자생존기능, Active-Active 방식 등 이중화 및 백업에 관련된 향상된 기능들이 지속적으로 소개되고 있습니다.
하지만 컨틴전시 플랜을 위한 진정한 커뮤니케이션 인프라를 갖추기 위해서는 위에서 언급한 물리적, 소프트웨어적인 노력과 함께 통합커뮤니케이션(Unified Communications) 플랫폼의 도입이 필요합니다.
일반적으로 통합커뮤니케이션 플랫폼은 멀티 테크놀로지와 멀티 디바이스를 지원합니다. 전화통화, 이메일, 채팅 등 통합커뮤니케이션 플랫폼에서는 다양한 테크놀로지를 지원하므로 비상 상황 하에서 본인에게 가장 효과적인 커뮤니케이션 방식을 선택할 수 있으며 PC, 스마트폰, 태블릿 등 현재 상황에서 사용가능한 기기를 통해서 끊김없는 커뮤니케이션을 할 수 있습니다. 또한 재난 상황으로 인하여 작업장이 폐쇄되어 재택근무를 해야 하는 경우나 사무실 밖에서 업무를 계속해야 하는 경우에도 음성 및 영상 회의기능, 그룹 채팅, 파일 공유 기능, 원격 모니터링 등 다양한 협업 도구를 사용하여 동료들과 지속적으로 협의하고 의사결정을 할 수 있어 사무실에서 함께 일하는 것과 같은 업무효율을 얻을 수 있습니다.
이와 같이 통합커뮤니케이션 플랫폼은 계획된 컨틴전시 플랜을 원활히 가동할 수 있도록 지원하는 핵심 수단으로써 위기 상황에서 더 큰 가치를 발휘할 수 있습니다.
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