왜 협업의 중요성이 점점 더 강조되고 있을까요?
협업(Collaboration)이란 다수의 사람이나 조직들이 함께 공동의 문제를 해결하거나 서비스를 제공하기 위해 힘을 합쳐 일하는 것으로, 업무 방식의 한 유형이라 할 수 있습니다. 복잡한 문제를 해결함과 동시에 환경 변화에 보다 유연하게 대응할 수 있다는 점에서 오늘날 협업의 중요성은 한층 부각되고 있으며, 특히 협업을 통해 업무 효을을 높이고 인적, 물적 자원을 절약하며 고객 중심의 총체적인 서비스를 제공하기 위한 논의가 증대되고 있습니다.
현대 기업에 있어 협업은 단순한 ‘공동작업’ 수준을 넘어서는 개념으로, ‘협업을 통해 공동의 목표를 달성하고 성과를 창출할 때’ 비로소 조직내 협업이 원활하게 이루어지고 있다고 말할 수 있을 것입니다.
우리는 협업을 통해서 다음과 같은 효과를 기대할 수 있습니다.
- 개인 관점에서 뿐만 아니라 조직 관점에서 보다 큰 시야로 문제를 바라볼 수 있습니다.
- 문제 해결능력의 한계를 극복하기 위한 협력을 통해 시너지 효과를 창출할 수 있습니다.
- 협업을 위한 커뮤니케이션 과정 속에서 새로운 아이디어를 도출하고, 문제에 대한 보편적인 이해를 공유할 수 있습니다.
- 조직내 원활한 소통과 정보의 공유로 업무 생산성이 향상됩니다.
- 고객 중심의 서비스 제공을 통하여 고객 경험을 향상시킬 수 있습니다.
진정한 협업을 위해서는 디지털 협업 도구로의 무장이 필요합니다.
이렇게 협업으로 부터의 다양한 효과를 누리기 위해서 기업들은 기업 내 협업 문화를 만들고 확산하기 위해 많은 노력을 기울이고 있습니다. 특히 가상조직, 유연근무가 보편화 되고 직원들의 이동성이 일상화 되고 있는 현대의 조직 환경에서 협업은 그 어느 때 보다 중요하게 되었습니다.
하지만 협업 문화의 확산을 위한 톱다운 방식의 지시나 단순한 구호의 반복만으로는 조직 내에 진정한 협업의 정착을 기대할 수 없습니다. 조직 문화와 관련된 여러가지 노력과 더불어 통합커뮤니케이션 솔루션과 같은 디지털 협업 도구를 갖추어 업무 프로세스에 협업이 자연스럽게 존재하도록 구현할 때 비로소 협업 중심의 디지털 워크플레이스가 완성되었다고 할 수 있을 것입니다.
통합커뮤니케이션(Unified Communications)은 디지털 협업을 위한 다양한 기능을 제공합니다.
통합커뮤니케이션(Unified Communications)은 전화, 이메일, 메시징 뿐만 아니라 영상 회의 시스템에 이르기까지 모든 커뮤니케이션 수단을 하나의 플랫폼으로 통합해 효율적으로 관리하는 것을 말합니다. 기업은 통합커뮤니케이션 솔루션이 제공하는 많은 기능들을 통해 조직내 협업의 수준을 한 차원 높일 수 있습니다.
1. 통합 프레즌스(Presence)
사용자는 트래픽 신호에 따른 프레즌스 표시를 통해 협업 가능한 사용자와의 실시간 커뮤니케이션을 하여 시간 및 비용을 절감할 수 있습니다. 프레즌스를 모바일 클라이언트나 사무실의 IP전화기와 연동하여 사용하면 그 사용성을 배가할 수 있습니다.
2. 영상 통화 및 회의
영상 통화 및 회의 기능을 통해 언제 어디서나 간편히 업무협의를 할 수 있습니다. 1:1에서 다자간 영상 회의까지 다양한 형태로 회의를 진행할 수 있으며, 이메일 알림 기능을 설정하면 참석자들의 스케쥴 조절에 도움이 될 것입니다. 무엇보다도 대면 미팅을 위한 시간과 비용을 절감하여 중요한 업무에 시간과 자원을 집중할 수 있습니다.
3. 클릭 콜(Click Call)
전화번호를 기억할 필요없이 웹브라우저 상에서 마우스를 드래그하여 발신이 가능하므로 보다 손쉽고 빠르게 업무처리를 할 수 있습니다.
4. 인스턴트 메시지(Instant Message)
통상 통합커뮤니케이션 솔루션은 다양한 방식의 인스턴트 메시징 기능을 제공합니다. 이를 통해 간단한 커뮤니케이션은 음성통화 없이 처리할 수 있으며, 사용자가 오프라인 상태라면 메세지를 남겨 온라인 상태로 복귀하였을 때 바로 업무가 처리될 수 있도록 할 수 있습니다.
5. 협업 도구들
사용자는 커뮤니케이션 과정에서 다양한 협업 도구들을 사용할 수 있습니다. 파일 전송, 프로그램 공유, 원격 모니터링, 녹화 기능 등의 사용이 가능하며, 특히 영상 미팅 중 프리젠테이션 모드나 화이트 보드 기능을 이용하면 보다 효과적으로 업무 협의를 할 수 있습니다.
6. 모바일 클라이언트(Mobile Client)
모바일 클라이언트를 이용하면 이동 중이나 원격지에서도 끊김없는 커뮤니케이션이 가능합니다. 거의 모든 기능들이 모바일 클라이언트에서도 구현이 가능하여 사용자 상태확인, 영상 회의 등 다양한 협업을 진행할 수 있습니다.
7. 사무실 전화기 호 제어
통합커뮤니케이션 클라이언트와 사용중인 IP 전화기와의 연동을 통하여 IP 전화기의 호를 제어할 수 있는 경우 한 차원 높은 협업이 가능할 것입니다.
8. 다른 어플리케이션과 연동
다른 어플리케이션과의 연동을 통해서 사용성을 높이고 고객 경험을 향상시킬 수 있습니다. 예를 들어 마이크로소프트 아웃룩의 주소록 및 일정을 통합커뮤니케이션 사용자의 디렉토리와 동기화 가능하며, 고객관리시스템(CRM)과의 연동도 할 수 있습니다.
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